Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thành công
Để có được một buổi hội thảo chuyên nghiệp, thành công và tránh được những rủi ro không đáng có. Bởi vậy, cần thực hiện theo quy trình chi tiết cụ thể để tổ chức hội nghị chuẩn chỉnh nhất. Dưới đây là 6 bước quy trình giúp quý khách tổ chức hội nghị thành công.
-
Bước 1: Xác định chủ đề chính
Quý khách hàng trước tiên cần đặc biệt lưu ý xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đó chính là gốc rễ vấn đề và là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
-
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức khái quát
Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm 7 phần
Mục đích, mục tiêu cần đạt được
Nội dung chính
Địa điểm, thời gian tổ chức
Kinh phí dự trù
Đơn vị tổ chức
Lên danh sách khách mời
Chương trình của hội thảo hội nghị
-
Bước 3: Chuẩn bị chi tiết cho hội nghị, hội thảo
Setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
Setup các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
Truyền thông cho sự kiện
In ấn tài liệu
Phát thư mời cho khách mời
-
Bước 4: Tiến hành tổ chức
Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
-
Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo
Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
Ghi biên bản cụ thể cho hội thảo
Tiến hành thông báo kết luận
-
Bước 6: Xử lý thông tin
Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo
Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung thảo luận